YETKİLERİ

Kocaeli Üniversitesi'nin yerel, ulusal ve uluslararası alanda vizyonunu en iyi şekilde yansıtacak çalışmalarda bulunmak

 

Kocaeli Üniversitesi'nin belirlediği amaçlara ulaşarak kurumsal kimliğini ortaya koymasını sağlayacak projeleri geliştirerek çeşitlendirmek

 

Kocaeli Üniversitesi bünyesinde gerçekleştirilen bilimsel toplantı, sempozyum, seminer, konferans, akademik giysi töreni, açılış töreni, festival vb. etkinliklerin organizasyonlarında görev almak

 

GÖREVLERİ

Kocaeli Üniversitesi'nin yazılı ve görsel olarak tanıtımının (tanıtım filmi, tanıtım katalogu, broşür, afiş, cd, bülten, belgesel gazete vb.) ilgili hedef kitlelere en uygun medya araçları ve en uygun yöntemlerin kullanılarak ulaşmasını sağlamak,

 

Kocaeli Üniversitesi'nin yazılı ve görsel medyada yer almasını sağlamak,

 

Kocaeli Üniversitesi'nin diğer üniversiteler, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri ve sanayi kuruluşları ile işbirliğini sağlayıcı etkinliklerin yürütülmesi,

 

Kocaeli Üniversitesi bünyesinde faaliyet gösteren öğrenci kulüplerinin çalışmalarının izlenerek ortak çalışmalar yapılması,

 

Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü çalışmalarını ilgili GENELGE doğrultusunda yürütmektedir.

 

KURUM İÇİNDEKİ YERİ

Organizasyon şeması içerisinde bir rektör yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdüren Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü idari birimler arasında yer almaktadır.

 

Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü çalışmalarında rektörlük adına görev almakta; diğer idari ve akademik birimlerle olan ilişkilerine bu doğrultuda yön vermektedir.

 

Kocaeli Üniversitesi adına gerçekleştirilen her türlü tanıma, tanıtma ve organizasyon çalışmalarında desteğini en iyi şekilde gösteren Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü üniversite ile ilgili tüm çalışmaları takip ederek yapılan çalışmaların yansımalarını kurum kültürü ve kimliğine uygunluğu noktasında değerlendirmektedir. Kocaeli Üniversitesi vizyonuna olumlu ya da olumsuz etki eden kurum içi ve kurum dışı iletilere karşı duyarlılığını yüksek tutan birim çalışanları kurum içindeki görevinin ağırlığının bilinci ile hareket etmektedir.

 

GENELGE

Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Görevleri

 

* 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde kurulan Bilgi Edinme Biriminin (Bilgi Edinme ve Başbakanlık İletişim Merkezi) sekreterya işlemleri, İç Denetim Birimi'nin de raporu (18.11.2014 tarih ve 66329 sayı) doğrultusunda Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nce yürütülmektedir. (Ek-B İç Denetim Birimi Raporu, Ek-C 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu)

 

* Rektörlük tarafından talep edilen görevleri yerine getirmek,

 

* E-gazetenin hazırlanması, üniversitemiz web sayfasında yayınlanması ve medyaya dağıtımı

 

* Günlük gazetelerin takip edilerek, ilgili haberleri taramak, arşivlemek,

 

* Rektörlük tarafından gerçekleştirilen tüm etkinliklerde protokol hizmeti vermek,

 

* Kocaeli Üniversitesi protokol listesinin takibi ve güncellenmesi

* İl içi veya il dışından Kocaeli Üniversitesi'ni ziyarete gelen lise ve dengi okulların programını hazırlayıp tanıtım yapmak

 

* Yerel, ulusal ve uluslararası eğitim fuarlarını organize edip kurumu temsil etmek

 

* Rektörlük tarafından gerçekleştirilen ve yine rektörlük makamınca uygun görülen törenlerin organizasyonu ve sunuculuk hizmeti vermek

 

* Birimler tarafından gönderilen personel ve yakınları ile ilgili vefat ve doğum haberlerinin duyurulması (aramıza katılanlar-aramızdan ayrılanlar)

 

* Diğer kamu kurum ve kuruluşlardan Üniversiteye yönlendirilen ve duyurusu istenen etkinliklerin üniversite web sayfasında duyurulması

 

* Rektörlük tarafından organize edilen törenlere dair tanıtım materyali(davetiye, broşür, afiş, yaka kartı, katalog, teşekkür belgesi vb) hazırlamak

 

* Yıl sonunda takvim ve ajandaları bastırmak ve dağıtımını yapmak,

 

* Potansiyel öğrenciler için kurumu tanıtıcı çalışmalarda bulunmak ("öğrenci adayları" bölümünde söyleşi, broşür, afiş vb)

 

* Kurumda gerçekleşen ve haber değeri taşıyan her türlü etkinliğin habere dönüştürülerek medyaya servis edilmesi

 

* Rektörlük tarafından gerçekleştirilen her türlü etkinliğin fotoğraf çekimi

 

* Rektörlük tarafından veya onayı ile gerçekleştirilen etkinliklerin (kongre, konferans, sempozyum, çalıştay, seminer, söyleşi vb) kamuya medya aracılığıyla(basın bildirisi, basın bülteni vb ile) duyurulması

 

Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Prensipleri

 

* Ulusal ve yerel basına gönderilecek her türlü duyuru, bilgi, davet en az 5 gün öncesinden yazılı olarak Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne bildirilecek, bu birimin hazırladığı basın bülteni yoluyla gerekli bilgilendirme yapılacaktır.

 

* Rektörlük makamı hariç diğer etkinliklerin (konferans, kongre, sempozyum, çalıştay, söyleşi vb) davetiye dağıtımı ilgili birim tarafından gerçekleştirilecektir.

 

* Üniversitemizin birimleri düzenleyecekleri etkinlikler için hazırlanmasını talep ettikleri teşekkür belgesi vb dokümanlar için Rektörlük makamının onayı ile yazılı olarak en az 10 gün öncesinden Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne başvurup gerekli bilgilendirmeleri yapacaktır.

 

* Müdürlük bünyesinde yer alan görsel, görsel işitsel kaynaklardan kopyalama taleplerinin karşılanabilmesi için en az 15 gün öncesinden, ilgili birim amiri onaylı yazılı başvuru ile birlikte CD, flash vb. ile müdürlüğe başvuracaktır.

 

* Rektörlük makamınca uygun görülen ve hazırlanması istenen renkli afiş, kitapçık, broşür vb. tanıtım malzemeleri için ilgili birim amiri onaylı resmi başvuru en az 20 gün öncesinden müdürlüğe iletilecektir ve ilgili iş en fazla 1 basılı örnek olarak talep edilecektir.

 

* Üniversitemiz birimleri gerçekleştirecekleri etkinliklerin medyada (yerel, ulusal vb) yer almasını istiyorsa etkinlikten en az 10 gün önce bilgileri müdürlüğe gönderecek, eğer müdürlüğe haber vermek konusunda sıkıntı yaşanmış veya etkinlik il dışında (ülke içi veya yurtdışı) yapılacaksa etkinlik sonrasında ilgili belgeler (resim jpeg halinde) müdürlüğe e-posta olarak (kouhalk@gmail.com) olarak gönderilecektir.

 

* Üniversitemiz birimleri sadece gerçekleştirecekleri tanıtım, bilimsel toplantı ve sportif etkinlikler çerçevesinde fotoğraf çekim isteminde bulunabileceklerdir. Ancak bunun için (program yoğunluğu öngörülerek) en az 10 gün öncesinden etkinlik bilgisi (yer-zaman-tarih) müdürlüğe bildirilecektir. Program yoğunluğu nedeniyle müdürlük tarafından katılım gösterilemeyen etkinliklerde ilgili birim etkinlik detayı ve fotoğraf ile (jpeg halinde) müdürlüğün e-posta adresine bilgi bırakacaktır.

 

* Üniversitemiz birimleri gerçekleştirecekleri resmi törenler için Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nden sunucu talebinde bulunabileceklerdir. Ancak program hakkında detaylı bilgi ile en az 10 gün öncesinden müdürlük ile irtibata geçilecek ve randevu talep edilecektir.

 

* Üniversitemiz öğrenci kulüpleri, tüm taleplerini sorumlu öğretim üyelerinin imzalı yazısı ve rektörlük makamı onayı ile müdürlüğe bildirecektir.

 

* Üniversitemiz logosunda kullanılan renklerin kodları web adresimizde yer almaktadır.

 

* Üniversitemiz tüm birimleri, logonun kullanıldığı yer ve malzemelerde söz konusu kodların doğru olarak kullanılması için gerekli titizliği göstereceklerdir.

 

* Üniversitemiz birimlerinin renkli ve siyah-beyaz fotokopi talepleri Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından kesinlikle karşılanmayacaktır.

 

* Üniversitemiz birimlerinin, ne amaçla olursa olsun bilgisayar, projeksiyon cihazı, ses sistemi, video kamera, fotoğraf makinesi vb. demirbaş istemleri Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından kesinlikle karşılanmayacaktır.

 

* İl içi veya dışından lise ve dengi okullarca yapılacak her türlü ziyaret müdürlük kanalıyla kabul edilecek ve birimlere yapılan başvurular müdürlüğe yönlendirilecektir.

 

* Üniversite personelinin birinci derece yakınlarının (anne-baba-eş-çocuk vb) vefat haberleri veya personelin çocuklarının doğum haberleri müdürlüğümüze ilgili birim tarafından bildirilecek ve "aramızdan ayrılanlar-aramıza katılanlar" kısmına eklenmesi sağlanacaktır.

 

* Üniversite personeli e-gazetede veya medyada yer almasını istediği etkinlik veya bireysel başarıları (proje kabulü, ulusal/uluslararası kongrelerde sunum, yerel yönetimler ile işbirliği vb.) görev yaptığı birim aracılığıyla müdürlüğümüze bildirecektir.

 

Not: Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Rektörlük Makamı ile çalışmakta ve Rektörlük Makamaı programlarının elverdiği ölçüde tüm birimlere hizmet sunmaktadır. Ancak program çakışmaları durumunda birimler etkinlikleri ile ilgili çalışmaları kendileri yürütecektir. Çakışmanın yaşanmaması için verilen sürelere titizlikle riayet edilecek, diğer programların tarihleri göz önünde bulundurulacaktır.